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個人情報の取扱いについて | ロータス株式会社

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個人情報の取扱いについて

情報セキュリティ方針

当社として守るべき情報資産
  • 1)お得意様・取引先などに関する秘密情報
  • 2)お客様、及び従業員の個人に関する情報
  • 3)業務上のノウハウ
情報セキュリティに関する主な課題
  • 1)不正アクセス(見てはいけない人が見られる)による情報漏洩
  • 2)外部の人による物理的手段での情報漏洩
  • 3)従業員による背任行為および過失による情報漏洩
  • 4)その他業務上想定される情報セキュリティに関する全ての課題
情報セキュリティ対策方針
  • 1)不正アクセスから情報資産を守るシステム(ハード&ソフト)の導入
  • 2)外部への物理的情報流出の防御体制
  • 3)情報セキュリティに関する社内教育の実践
  • 4)従業員が背任行為を行いにくい、過失が発生しにくい環境整備
  • 5)お得意様・取引先からの信頼を維持・向上させるための対策を業務遂行と矛盾しないように実施する
  • 6)個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守する

個人情報保護方針と個人情報の取扱いについて

個人情報保護方針

当社はクライアントより委託を受けるキャンペーンやセールスプロモーション、ポイントプログラム等、
すべての事業で取り扱う個人情報及び当社の事業に携わる全ての従業員の個人情報を保護するため、
日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した
個人情報保護マネジメントシステムを定め、以下のような個人情報保護方針のもと、適切に運用致します

  • 1)個人情報に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
  • 2)個人情報の適切な保護体制を維持する「個人情報保護マネジメントシステム(個人情報保護遵守規定)」を策定し、
      全従業員を対象に個人情報保護に必要な教育ならびに内部監査を実施し、必要に応じて随時改善につとめます。
  • 3)個人情報の取得は、当社のポイントサービス事業において取り扱う個人情報および従業員の雇用・人事管理上
      必要な個人情報の保護を社会的使命として十分に認識し、正当な事業の範囲内で、利用目的を明確に定め、
      その目的達成のために必要な範囲において、適正かつ公正な手段によって行います。
  • 4)個人情報の利用は本人から同意を得た利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わない為の措置を講じます。
  • 5)従業員情報や取り扱いの委託を受けている個人情報の第三者提供はいたしません。
  • 6)個人情報の漏洩、滅失又は毀損などのリスクを認識し、これらを防止するための社内規定や設備、
      ならびに責任体制を確立するなど、最適な安全対策を講じます。
  • 7)個人情報に関わる社内規定、管理方法、および個人情報の漏洩又は毀損などを予防するための安全対策や責任体制は、
      常に適正な状態を保つために、随時、是正により継続的に改善につとめます。
  • 8)当社の個人情報の取扱に関して、本人又はお得意先等より苦情・相談が申入れられた場合には、
      これに真摯に対応し、適切な措置を行います。
      また必要に応じて「個人情報保護マネジメントシステム」の改善へ反映させます。
  • 9)お得意様より個人情報の取扱いの委託を受けた場合、お得意様が安心して当社に委託することができるよう
      十分な個人情報の管理を行います。

平成17年9月1日制定
平成20年4月30日改正
ロータス株式会社
代表取締役会長 春日政彦

お問合せ窓口

お客様個人情報に関するお問い合わせにつきましては下記窓口で受付けております。

〒105-0023 東京都港区芝浦1-12-3 Daiwa芝浦ビル5F
ロータス株式会社 個人情報問合せ窓口
電話:03-5765-5788(受付時間 10:00から17:00 土日祝祭日を除く)
ファックス:03-5765-5774   メール:pm-answer[at]incentive.co.jp

個人情報の取扱について

当社は「個人情報保護方針」に基づき、以下のとおり個人情報を取扱います。

1. 事業者の名称・管理者及び連絡先
事業者名ロータス株式会社
代表者名代表取締役会長 春日 政彦
管理者職名個人情報管理責任者 システム企画部 部長
所属部署システム企画部
連絡先〒105-0023 東京都港区芝浦1-12-3 Daiwa芝浦ビル5F
ロータス株式会社 個人情報問合せ窓口
電話:03-5765-5788
(受付時間 10:00から17:00 土日祝祭日を除く)
2. 個人情報の利用目的

ご本人より書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という)及び書面以外で
直接取得する個人情報は、下記の利用目的に基づき取り扱います。

  対象者 利用目的
1 得意先が主体となって
実施する
各種キャンペーン等に
お申込みのお客様
(業務受託に伴い委託を受けた情報のため、開示対象個人情報ではなく、下記5. の「開示請求」をお受けできない情報です。)
各種キャンペーンにおける交換商品の発送、
関連するアフターサービスに関する情報のお知らせのため
お問合せ、資料請求、各種お申し込みの受付と
その連絡のため
交換商品カタログのお届け・お問合せ対応、
キャンペーンの円滑な運営を行なうため(電話による取得)
2 お問合せを
いただいたお客様
お問合せ、資料請求、各種お申し込みの受付と
その連絡のため
資料のお届け・お問合せ対応のため(電話による取得)
3 ロータスクーポン
交換申込みを
行なわれたお客様
ロータスクーポン交換商品のお申込み、ご連絡、交換商品の発送、
および事務手続きのため
お問合せ、資料請求、アフターサービスに関する情報のご案内のため
4 お取引先 商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、経理業務のため
5 当社社員 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
6 採用応募者 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
7 アルバイト・パート
応募情報
応募者への連絡と当社事務手続きのため(電話による取得)
8 当社を退職された方 労働関連法令への対応、その他緊急連絡のため

※1
業務受託に伴い委託を受けた情報については、開示対象個人情報ではなく、
下記5. の「開示請求」をお受けできない情報です。
※2
業務委託に伴い委託を受けた電話によるお問合せの内、お問合せ内容の確認と適切な回答のために、
お客様からのお電話を録音するキャンペーンがあります。

3.個人情報の提供

当社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。

  • ご本人様の同意がある場合
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命.身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を
    得ることが困難な場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して
    協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす
    おそれがある場合
  • 業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部または一部を
    委託する場合
4.個人情報取扱の委託

当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。
業務委託先に対しては、個人情報の取扱いを委託することがあります。この場合、個人情報を適切に
取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより
お客様の個人情報の漏えい防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

5.個人情報の開示等の請求

お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正一追加・削除、
利用の停止・消去及び第三者への提供の停止の請求、または第三者提供記録の開示の請求)に関して、当社問い合わせ窓口に申し出ることができます。
その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。
開示等の申し出の詳細につきましては、当社ホームページ掲載の「保有個人データまたは第三者提供記録の開示等の請求手続きについて」をご覧ください。

6.個人情報を提供されることの任意性について

お客様が当社に個人情報を提供されるか否かは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目を
いただけない場合、各サービス等について適切な状態で提供できない場合があります。

7.ご本人が容易に認識できない方法により取得する場合について

クッキー(Cookies) は、お客様が当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただく
ためのものであり、お客様のプライバシーを侵害するものではなく、またお客様のコンピューターへ悪影響を
及ぼすことはありません。
また当社のサイトでは、個人情報を入力していただく部分にはすべて SSL(Secure Sockets Layer)
データ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアーウォールを
設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証する
ものではありません。あらかじめご了承ください。

8.認定個人情報保護団体について

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である
一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。
同協会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情一相談を受け付けております。

お問合せ先

〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
03-5860-7565  フリーコール0120-700-779

9. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
(基本方針の策定)
  • 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

(個人データの取扱いに係る規律の整備)
  • 取得、利用、保存、移送、消去・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及び その任務等について個人データの取扱規程を策定しています。
(組織的安全管理措置)
  • 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令等や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • 個人データの取扱状況について、定期的に点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。
(人的安全管理措置)
  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  • 個人データの取扱いについて、秘密保持に関する契約を従業者と締結しています。
(物理的安全管理措置)
  • 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
(技術的安全管理措置)
  • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
(外的環境の把握)
  • 当社は、外国において個人情報を取扱う場合はございません。
保有個人データまたは第三者提供記録の開示等の請求手続きについて

■ 取得した個人情報の開示等及びお問合せ窓口
 ご本人様またはその代理人様からの保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(開示等)の請求等、及び第三者提供記録の開示の請求につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。

1.「開示等の請求」申出先

「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類一式と手数料を同封の上、
郵送によりお願い申し上げます。

〒105-0023 東京都港区芝浦1-12-3 Daiwa芝浦ビル5F
ロータス株式会社 個人情報問合せ窓口
電話:03-5765-5788(受付時間 10:00から17:00 土日祝祭日を除く)

2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類
(1)当社所定の請求書
利用目的の通知の場合

「保有個人データ利用目的通知請求書」

開示の場合

「保有個人データ及び第三者提供記録開示請求書」

訂正、追加または削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合

「保有個人データ訂正等及び利用停止等請求書」

(2)ご本人様確認のための書類

以下の本人確認書類(本籍地情報は黒塗り等の処理をしてください)のいずれかの写しを同封してください。

  • 運転免許証
  • パスポート
  • 住民基本台帳カード
  • 外国人登録証明書
  • 健康保険の被保険者証
  • その他本人確認ができる公的書類
3.代理人様による「開示等請求」の場合

「開示等請求」をする方がご本人様の代理人である場合は、代理権を確認するため、2.の書類に加え、
以下の(1)および(2)の書類について各々いずれかの写し(いずれも本籍地情報は、都道府県名のみを残し
黒塗り等の処理をしてください)を同封してください。

(1)代理人であることを証明する書類

<本人が委任した代理人の場合>
  • 委任状
<未成年者の法定代理人の場合>
  • 戸籍謄本
  • 住民票(続柄の記載されたもの)
  • その他法定代理権の確認ができる公的書類
<成年被後見人の法定代理人の場合>
  • 後見登記等に関する登記事項証明書
  • その他法定代理権の確認ができる公的書類
(2)代理人自身を証明する書類

  • 戸籍謄本
  • パスポート
  • 健康保険の被保険者証
  • 住民票
  • 住民基本台帳カード
4.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知または開示の請求の場合にのみ、手数料として、1回の請求につき700円を申し受けます。
上記2.-(1)の請求書ご郵送時に700円分の郵便小為替を同封してください。

5.「開示等の講求」に対する回答方法

原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面(封書郵送)にてご回答申し上げます。

6.その他
  • 「開示等の請求」に伴い取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り利用いたします。
  • 以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知
    申し上げます。
    また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知おきください。
    • ご本人様または代理人様の本人確認ができない場合
    • 所定の申請書類に不備があった場合
    • 開示等の請求の対象が、「開示対象個人情報」()に該当しない場合
    • ご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • 法令に違反することとなる場合

※保有個人データとは、当社が保有する個人情報のうち、特定の個人情報を検索できるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物を構成する個人情報であって、
当社が、ご本人様から求められる開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。
ただし、以下1~5のいずれかに該当する場合は、保有個人データには該当しません。

  1. 当該個人データの存否が明らかになることによって、本人または第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶ
    おそれのあるもの
  2. 当該個人データの存否が明らかになることによって、違法または不当な行為を助長し、又は誘発する
    おそれのあるもの
  3. 当該個人データの存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との
    信頼関係が損なわれるおそれまたは他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
  4. 当該個人データの存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と
    秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
  5. 業務委託先から取扱の委託を受けたもの

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